Job description setiap orang harus Jelas!

Sekedar buat ilmu buat saya…

“Jadi nanti tanggung jawab membersihkan tempat sesudah acara adalah tanggung jawab bersama ya!” demikian pesan Ketua Panitia pada saat itu.

Acarapun dimulai, berjalan lancar hingga selesai. Selesai acara makan, satu persatu yang hadir mulai pulang..pun panitia, satu demi satu, pelan-pelan, pamit maupun tidak pamit meninggalkan tempat acara. Yang pulang duluan berpikir “Toh masih ada banyak panitia yang tinggal, nanti juga ada yang membersihkan tempat, saya sudah melaksanakan tugas saya!”. Yang pulang menyusul berpikir “Wah si dia pulang, saya juga mau pulang ah, toh masih ada sisa orang yang lebih dari cukup untuk membersihkan tempat ini. Toh ini bukan tanggung jawab saya!” Naah yang mau pulang terakhir akhirnya bingung “Loh..kok semua udah pulang, katanya tanggung jawab bersama??!…Pak Ketua, Pak Ketua!!..” panggil orang terakhir itu mencari-cari Ketua..nggak tahu kalo Ketuanya udah pulang duluan dan mikir “Loh saya kan ketua, tugasnya mbagi tugas, asal lihat udah jalan ya udah..teknis lapangan ya panitia lapangan, saya manajemen saja..pulang dulu ntar saya cek via email!”. Nah looooo jadilah nggak ada yang membersihkan tempat karena semua orang merasa ada orang lain yang akan melakukan “tugas bersama” tersebut.

Kejadian ini persis dengan cerita seorang Raja yang memerintahkan semua rakyatnya yang melewati alun-alun untuk memasukkan segelas Madu ke dalam Gentong Raksasa di tengah alun-alun. Kewajiban itu adalah kewajiban semua orang. Nah tunggu punya tunggu, setelah berjalan satu bulan, dan Raja menyaksikan begitu banyak orang telah lewat dan memasukkan gelas ke dalam gentong, maka yakinlah Raja bahwa gentong itu akan penuh berisi madu. Saat dibuka “Laaah!!” si Raja terkejut ternyata satu gentong raksasa Penuh Terisi AIR!! Kenapa bisa begitu? karena setiap orang yang memasukkan gelas ke gentong hampir sama-sama berpikir “jika saya masukkan 1 gelas air saja dalam gentong ini maka pasti tidak akan ketahuan karena semua orang pasti akan mengisi madu sebanyak gentong raksasa ini”..ternyata semua orang berpikir sama, jadilah gentong penuh Air bukan madu.

Di sini adalah contoh seorang Ketua, Manager, Pemimpin yang TIDAK TEGAS menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap orang dalam tim. Dan selalu suka menggampangkan “udah nggak usah repot2, semua ini tanggung jawab BERSAMA saja!”….Salahkah pola manajemen seperti itu? Jelas salah!..jangan berharap dari kesadaran orang lain. Setiap acara atau program harus dilihat setiap aspect yang musti ditangani, dan siapa yang bertanggung jawab??! jika person in-charge nya udah ditentukan barulah bisa mengatakan “aspek ini menjadi tanggung jawab si A, saya berharap sebagai Tim jika ada yang telah selesai tugas utamanya  mari MEMBANTU A agar semua pekerjaan  tuntas & kita bisa pulang bersama dengan hati ringan sebagai Tim!”

Tipe kesalahan ke dua adalah: Ketua, Pemimpin, Manager yang suka “meminta tolong” orang dalam timnya untuk melakukan sesuatu yang BUKAN Job Description-nya (tetapi job orang lain) hanya gara-gara Ketua tersebut paling enak “minta tolong” ama si staf itu. Misal “Pak minta tolong ya, nanti teman-teman dikoordinasi!” lho?? padahal semua teman tahu bahwa staf itu bukan koordinator. Dalam hal ini pimpinan itu menggampangkan sesuatu, ringan memindahkan/melempar tanggung jawab dan menganggap semuanya selesai dengan dilempar. Salah! di sini, si staf tadi akan merasa frustasi karena terus diberi tambahan kerja sementara orang lain si penanggung jawab dibiarin.
Yang harus dilakukan, kembali masalah Kejelasan Job Description setiap orang! dan sejak awal diwanti-wanti jika anda sebagai pemimpin/koordinator akan sering mengingatkan dan mengkoordinasi semua pekerjaan termasuk menanyakan pekerjaan-pekerjaan ke setiap penanggung jawab.

Jadi inti hikmah manajemen kali ini adalah:
1. Setiap orang harus Jelas Job Description nya!
2. Jangan menghubungi hanya masalah kerjaan, jika perlu punyalah hal lain yang “menyenangkan” yang menghubungkan anda dengan anggota tim anda, misal olahraga bersama, nulis buku, dll.
3. Selalu Murah Hati untuk MEMUJI!
4. Selalu kumpulkan update info non-kerja (seperti kabar keluarga dia, kabar prestasi dia, kenalan ama keluarganya, dll), sampaikan dalam komunikasi sehari-hari, insyaAlloh anggota tim anda akan merasa sebagai teman bukan hanya staf!
5. Konsisten menanyakan pekerjaan hanya kepada orang yang bertanggung jawab, bukan melemparkannya kepada orang lain meski kita dekat.
6. Selalu dibutuhkan minimal 1x rapat Teknis SEBELUM acara dan 1x rapat EVALUASI&Terima Kasih Sesudah Acara/Program. Jika perlu, berilah cindera mata (sertifikat, makanan, kaors, dll).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: